W Raporcie opisano odpowiedzi rektorów i dyrektorów instytutów badawczych i instytutów PAN na skierowany do nich wniosek dotyczący nagrań organu właściwego w sprawie nadawania stopnia doktora habilitowanego.
Z odpowiedzi na wniosek wynika, że na uczelniach powoływane są różne organy właściwe do nadawania stopni naukowych. Najczęściej rektorzy wymieniali Rady Dyscyplin oraz Senat. Aż 84,15% rektorów wskazuje, że nagrania z posiedzeń tych nie są sporządzane lub są usuwane, np. po sporządzeniu protokołu.
W uczelniach, w których sporządza się nagrania aż 41,07% rektorów nie wskazało sposobu przechowywania nagrań.
Brak regulacji prawnych w zakresie nagrywania i przechowywania nagrań z posiedzeń organów powoduje, że 57,14% uczelni nie wprowadziło rozporządzenia wskazującego na sposób i czas przechowywania tego typu dokumentów. Warto zwrócić uwagę, że tylko rektorzy Akademii Wychowania Fizycznego im. Jerzego Kukuczki w Katowicach i Akademii Muzycznej im. Stanisława Moniuszki w Gdańsku wskazują, że posiedzenia Senatu są nagrywane, a nagrania są przechowywane zgodnie z kategorią archiwalną „A”.
W instytutach badawczych i instytutach PAN jako organ właściwy do nadawania stopnia doktora habilitowanego dyrektorzy najczęściej wskazywali Radę Naukową. Większość, bo aż 71,66% dyrektorów instytutów wskazała, że nagrania z posiedzeń organów nie są sporządzane lub są usuwane zaraz po opracowaniu protokołu. Niestety, aż 41,86% dyrektorów nie wskazało sposobu przechowywania nagrań, pomimo że nagrania są w tych jednostkach sporządzane.
Podobnie jak w przypadku uczelni, również w instytutach brak jest regulacji prawnych nakazujących sporządzanie i przechowywanie nagrań, na co zwróciło uwagę 81,40% dyrektorów jednostek.
Z Raportu wynika, że przeważająca część uczelni, instytutów badawczych i instytutów PAN nie sporządza nagrań lub usuwa nagrania, które powstały po sporządzeniu protokołów. Dlatego warto przedstawić fragment pisma Rzecznika Praw Obywatelskich [VII.7034.10.2020.AMB], w którym Rzecznik twierdzi, że nie można akceptować stanu „w którym niszczeniu podlegają akta sprawy administracyjnej przed jej zakończeniem. Strona postępowania (habilitanci) jest tym samym pozbawiona możliwości zapoznania się z całością akt sprawy i w konsekwencji weryfikacji czy organ działał prawidłowo i z poszanowaniem wszystkich praw kandydata do stopnia naukowego”.
Ponadto w dalszej części dokumentu Rzecznik pisze: „nagranie z przebiegu posiedzenia komisji habilitacyjnej, na podstawie którego przygotowywany jest protokół z posiedzenia komisji, stanowi element akt sprawy, podlegający udostępnieniu na podstawie art. 73 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 256 ze zm.; dalej jako: k.p.a.). Zapoznanie się z nagraniem może w niektórych przypadkach stanowić istotny i jedyny dowód mogący przyczynić się do ochrony praw habilitanta, w szczególności, gdy kwestionuje on zupełność i prawidłowość sporządzenia protokołu”.
